1. Ersetzen Sie das Wort „nicht“ durch ein aktives Versprechen
Wenn ein Anrufer hört, dass Sie „momentan nicht erreichbar“ sind, konzentriert sich das Gehirn automatisch auf die Abwesenheit. Es fühlt sich an wie eine geschlossene Tür. Indem Sie die Botschaft umdrehen, ändern Sie das gesamte Erlebnis. Sagen Sie zum Beispiel, wann Sie wieder erreichbar sind oder was hinter den Kulissen geschieht, um dem Anrufer so schnell wie möglich zu helfen. Sätze wie „Wir sind gerade in einer Besprechung, rufen Sie aber vor 14:00 Uhr zurück“ geben Orientierung und schaffen sofort Klarheit.
2. Bauen Sie eine Atempause direkt nach Ihrem Firmennamen ein
Als Stimmregisseur sehe ich es oft bei der Aufnahme von eingesprochenen Telefontexten: Ein Sprecher beginnt mit dem Firmennamen und rauscht sofort zum Rest des Satzes durch. Für den Zuhörer ist der Firmenname aber genau der Wiedererkennungspunkt, an dem das Gehirn kurz anknüpfen muss. Machen Sie an dieser Stelle ganz bewusst eine halbe Sekunde Pause. Unsere flämischen Stimmen wie Annelies und Mona wenden diese Ruhe ganz natürlich an. Diese kleine Pause gibt dem Zuhörer Zeit, die Informationen zu verarbeiten und beruhigt die Menschen.
3. Beschränken Sie die Anweisung auf genau eine Aktion
Anrufer merken sich keine lange Reihe von Anweisungen. Sobald Sie bitten, einen Namen, eine Telefonnummer, eine Kundennummer, eine E-Mail-Adresse UND eine kurze Erläuterung zu hinterlassen, steigen die Leute aus und sprechen nichts ein. Gestalten Sie die Aktion so einfach wie möglich.
Eine klare Struktur der Anweisung enthält:
- Eine klare Frage nach Basisdaten (zum Beispiel nur Name und Telefonnummer).
- Ein konkretes Versprechen, wann zurückgerufen wird.
- Gegebenenfalls eine Alternative für dringende Angelegenheiten, wie eine E-Mail-Adresse.
