Superare il disagio iniziale
Molti imprenditori rimandano la registrazione dei messaggi telefonici perché provano imbarazzo nel riascoltarsi. È una reazione fisiologica del nostro cervello: quando parliamo, ascoltiamo la nostra voce anche attraverso la conduzione ossea del cranio. Una registrazione esclude queste vibrazioni interne, facendo sembrare la voce più sottile e diversa da come la immaginiamo. È un po' come passare per caso davanti allo specchio di un camerino poco illuminato: si notano all'improvviso dettagli che di solito sfuggono.
Capire che si tratta di un fenomeno comune aiuta a sciogliere l'ansia. La Sua voce va benissimo così com'è, ma è la struttura del messaggio a fare la differenza.
Un consiglio: accetti che la Sua voce Le suonerà sempre strana all'inizio. I clienti cercano semplicemente un contatto cordiale e rassicurante.
Passo 1: Scrivere con un linguaggio parlato
Leggere un testo scritto raramente suona spontaneo. Scriva come se stesse salutando il cliente di persona alla reception. Eviti formule burocratiche e mantenga il messaggio breve e chiaro.
Ecco una scaletta pratica per comporre il testo:
- Saluti cordialmente e indichi subito il nome dell'azienda.
- Spieghi in una frase perché non è possibile rispondere al momento.
- Dica chiaramente cosa fare (ad esempio inviare un'e-mail).
- Concluda con un saluto cordiale.
Un consiglio: legga il testo ad alta voce per tre volte prima di registrare, sostituendo i termini poco fluidi con parole più semplici.
Passo 2: Scegliere il tono giusto per il messaggio
L'atmosfera del messaggio determina come si sente il cliente quando non riesce a parlarLe. Uno studio professionale sceglierà un tono sobrio e affidabile, mentre un'agenzia creativa potrà adottare uno stile più informale. L'importante è che la voce sia coerente con l'identità del Suo brand.
Sulla nostra piattaforma trova 93 speaker professionisti che sanno dosare queste sfumature con precisione. Pensi ad esempio a Eveline, una delle nostre voci fiamminghe: ha un timbro dolce e rassicurante e registra fluidamente anche in francese, inglese e tedesco. Una soluzione ideale se riceve chiamate da clienti internazionali.
