Script telefonici per un'azienda di logistica: 5 modi per creare tranquillità

Script telefonici per un'azienda di logistica: 5 modi per creare tranquillità

Un autista si trova davanti a un cancello chiuso, una spedizione subisce un ritardo e la linea telefonica del servizio spedizioni è sovraccarica di chiamate che ripetono la stessa domanda. Chi oggi registra frettolosamente una segreteria telefonica provvisoria, noterà che la mancanza di struttura si farà sentire il doppio durante il picco di fine anno, tra sei mesi. Script telefonici chiari per un'azienda di logistica assicurano che il suo centralino telefonico non ceda sotto la pressione, ma diventi invece un faro di calma. Qui di seguito troverà cinque passi mirati per costruire la sua telefonia in modo duraturo.

1. Distinguere immediatamente tra autista e cliente finale

Un menu di selezione è un instradamento strutturato che filtra i chiamanti in anticipo in base alla loro situazione specifica. In un centro di distribuzione, ogni minuto conta quando un camion deve scaricare. Se un autista con una domanda su una banchina di carico finisce nella stessa coda di un consumatore che chiede di un pacco, si perdono preziosi tempi di carico. Si assicuri che l'opzione uno sia sempre riservata alle domande urgenti operative su strada. Separando questi gruppi immediatamente all'arrivo, alleggerisce il lavoro dei dipendenti della pianificazione e previene la frustrazione al molo.

2. Formuli la richiesta prima del numero

In studio sento regolarmente passare testi che dicono: "Premere 1 per il servizio spedizioni, premere 2 per l'amministrazione". Tuttavia, quando le persone devono scegliere, ricordano il dipartimento e hanno già dimenticato il numero quando la frase finisce. Invertire strutturalmente quell'ordine in ogni script:

• Per consegne urgenti in transito: prema 1.
• Per fatturazione o documenti di trasporto: prema 2.
• Per lo stato di un ordine in corso: prema 3.

Questo piccolo accorgimento assicura che autisti e clienti non debbano ascoltare l'intero menu due volte. Questo fa risparmiare preziosi secondi per chiamata, il che si traduce in centinaia di ore di attesa risparmiate in un intero anno lavorativo.

3. Creare calma durante i picchi e i ritardi

Quando il traffico è bloccato o le condizioni meteorologiche sono avverse, il volume delle chiamate aumenta esponenzialmente. In un momento del genere, desidera evitare che il suo chiamante senta una voce nervosa e frettolosa che aumenti solo la tensione. Un suggerimento di regia che do sempre agli attori vocali durante le registrazioni telefoniche per il trasporto: rallentare il ritmo del dieci percento rispetto a un normale video aziendale, e mantenere il tono sobrio e amichevole. Un chiamante già agitato a causa di una consegna in ritardo ha bisogno di una voce stabile e chiara che mantenga la calma.

4. Creare uno scenario di emergenza specifico

Un sistema che oggi funziona bene, domani potrebbe improvvisamente trovarsi di fronte a un guasto informatico o a un hub di carico bloccato. Se deve inventare un testo e registrarlo con uno smartphone in ufficio solo al momento della crisi, il risultato sarà poco professionale e disordinato. Rediga in anticipo un messaggio standard per le calamità. Lo faccia registrare immediatamente dalla stessa voce che ha registrato il suo messaggio di benvenuto generale. Se tra qualche mese dovesse emergere un problema tecnico, attiverà con un solo clic un messaggio professionale in cui comunica cosa sta succedendo e dove si può seguire lo stato online.

5. Scelga una voce che rimanga disponibile anche a lungo termine

Nulla suona così trascurato come un menu di selezione in cui si susseguono tre voci diverse, semplicemente perché nel corso dell'anno sono state aggiunte nuove opzioni di menu. Quando un collega interno lascia l'azienda, è spesso obbligato a registrare di nuovo tutto l'audio per mantenere l'uniformità.Scelga quindi fin dall'inizio un doppiatore esterno professionista. In Voices lavoriamo con voci fisse come Patrick, Kirsten o Christina in Belgio, e Gwenny o Machteld nei Paesi Bassi. Dato che sono stabilmente legati alla piattaforma, potrà registrare senza problemi un messaggio di benvenuto aggiuntivo o un orario d'ufficio modificato anche tra due anni, con una timbrica perfettamente in linea con le Sue registrazioni precedenti.

Domande frequenti

Quanto deve durare un messaggio di benvenuto nella logistica?

Mantenga il messaggio di benvenuto il più breve possibile: idealmente tra i dieci e i quindici secondi. Indichi subito a chi è collegato il chiamante e avvii immediatamente il menu di selezione, in modo che i conducenti possano essere assistiti rapidamente durante il viaggio.

Come gestire i conducenti che parlano altre lingue?

Nel settore dei trasporti, il multilinguismo è una realtà quotidiana. Lavori quindi con un menu di selezione bilingue o trilingue (olandese, francese e inglese) in cui il chiamante indica come primo passo la sua lingua preferita, in modo che il resto dello script segua direttamente in quella lingua.

Vuole occuparsi Lei della stesura del centralino? Consulti pure i nostri testi di esempio per trovare ispirazione, oppure ci contatti in modo che possiamo valutare insieme quale impostazione e quale voce si adattano meglio alla Sua pianificazione logistica.