5 Scelte Intelligenti per gli Script Telefonici di uno Studio Contabile
Durante le dichiarazioni trimestrali il telefono squilla ininterrottamente, mentre i Suoi dipendenti hanno bisogno di profonda concentrazione per chiudere i bilanci. Chi adesso imposta script telefonici ben ponderati per il proprio studio contabile, noterà la differenza in termini di tranquillità ed efficienza sul posto di lavoro solo sei mesi dopo. Di seguito trova 5 punti mirati per organizzare in modo strutturato la Sua telefonia per tutto l'anno.
1. Scelga un menu di selezione logico prima del periodo di punta
Un menu di selezione è un instradamento vocale che, tramite tasti, reindirizza direttamente i chiamanti al reparto giusto o al gestore della pratica. Quando un imprenditore chiama per una domanda urgente sull'IVA, vuole arrivare subito alla persona giusta senza essere trasferito tre volte.
In studio sento regolarmente menu di selezione con troppe opzioni. Limiti quindi il numero di scelte a un massimo di quattro categorie chiare:
- Pratiche in corso e questioni fiscali
- Fatturazione e amministrazione
- Nuovi clienti e consulenza per l'avvio
- Accoglienza generale
Se formula questo chiaramente oggi, eviterà che la Sua segreteria debba rispondere a telefonate non pertinenti durante il periodo intenso della dichiarazione dei redditi delle società.
2. Formuli un messaggio di segreteria telefonica che raccolga informazioni
Un messaggio standard in cui chiede solo di "lasciare un messaggio dopo il segnale acustico" Le farà perdere un sacco di tempo nel giro di pochi mesi. I chiamanti spesso lasciano solo il loro nome, costringendo un dipendente a cercare per minuti nel sistema di gestione delle pratiche chi ha effettivamente chiamato.
Indirizzi quindi il chiamante, con cortese fermezza, a lasciare i dati chiave necessari:
- Il nome dell'azienda
- Il numero di partita IVA o il numero di iscrizione all'impresa
- Il nome del referente abituale all'interno dello studio
- La domanda specifica
Con questi dati, il Suo dipendente richiamerà preparato, con la pratica corretta già aperta sullo schermo. Ciò Le risparmierà una doppia telefonata.
3. Pianifichi in anticipo i messaggi stagionali
Uno studio di commercialisti vive al ritmo delle scadenze legali. Uno script che imposta a gennaio per la dichiarazione IVA non sarà più valido quando arriveranno le vacanze estive o quando si avvicinerà la presentazione della dichiarazione dei redditi delle persone fisiche.
Quando scrive gli script in anticipo per tutto l'anno, può farli registrare in un'unica sessione di registrazione. In questo modo manterrà la stessa sonorità familiare al telefono per tutto l'anno. Nel nostro database lavoriamo con voci professionali provenienti sia dal Belgio che dai Paesi Bassi. Se un cliente aggiunge un messaggio extra in seguito, lo stesso doppiatore può essere richiamato, in modo che l'insieme suoni coerente nel corso degli anni.
4. Presti attenzione al giusto ritmo di conversazione per numeri e procedure
Come regista, in studio presto sempre molta attenzione alla calma nella voce. Un doppiatore che recita troppo velocemente un testo di benvenuto fa sì che i chiamanti perdano gli orari di apertura o l'indirizzo e-mail e richiamino prontamente.
Per le sequenze numeriche, come un numero di iscrizione all'impresa o un numero di selezione diretta specifico, vale una semplice regola pratica: pronunci sempre i numeri in brevi blocchi di due o tre, con una chiara pausa tra di essi. Questo dà al chiamante il tempo di annotare senza dover riavvolgere. Inoltre, un tono calmo e sicuro crea immediatamente la fiducia che ci si aspetta da un consulente finanziario.
Domande frequenti
Ogni quanto tempo uno studio contabile dovrebbe aggiornare i suoi testi telefonici?
I messaggi di base e il menu di selezione spesso durano anni, a patto che la struttura del Suo ufficio rimanga invariata. È comunque opportuno verificare almeno una volta all'anno se gli orari di apertura, i periodi di ferie e le eventuali opzioni di selezione diretta siano ancora aggiornati.
Un unico speaker può registrare tutti i messaggi stagionali?
Sì, è persino consigliabile. Prenotando lo stesso speaker professionista sia per il Suo messaggio di benvenuto, sia per il testo della musica d'attesa che per le Sue comunicazioni di assenza per ferie, i Suoi clienti riconosceranno subito il punto di riferimento fisso del Suo ufficio.
Quale lingua è meglio scegliere per un ufficio nelle Fiandre o a Bruxelles?
Per le Fiandre, è sufficiente una voce fiamminga curata. Se Lei riceve regolarmente imprenditori francofoni o anglofoni, un menu di selezione bilingue o trilingue offre immediatamente chiarezza. Le nostre voci registrano in lingue native come l'olandese, il francese (BE) e l'inglese. Desidera iniziare Lei stesso a scrivere testi per il Suo centralino? Consulti pure i nostri testi di esempio pronti per trovare ispirazione per il Suo ufficio. Non esiti a contattarci se desidera discutere il tono giusto o la scelta della voce per il Suo team.
