Script telefonici per un'agenzia di eventi: 5 regole per la tranquillità

Script telefonici per un'agenzia di eventi: 5 regole per la tranquillità

La maggior parte delle persone si aspetta un'accoglienza vivace, energica e quasi festosa da un'agenzia di eventi. Tuttavia, dei buoni script telefonici per un'agenzia di eventi fanno esattamente il contrario: portano calma, chiarezza e controllo quando un chiamante, leggermente stressato, telefona per una consegna, una scaletta o un permesso. In studio, noto spesso che la migliore impressione si crea trasmettendo tranquillità nei momenti in cui la situazione è tesa dall'altra parte della cornetta.

Di seguito trova cinque intuizioni collaudate per impostare la Sua gestione telefonica in modo ponderato.

1. Scelga una chiarezza rassicurante anziché un'energia festosa

Un chiamante che sta pianificando un evento raramente ha bisogno di una voce eccessivamente allegra con musica d'attesa ad alto volume. Spesso, infatti, ci sono molte cose in gioco: budget, scadenze serrate o modifiche dell'ultimo minuto a una location.

Quando il Suo messaggio di benvenuto sembra che in sottofondo stiano sparando coriandoli, Lei crea involontariamente l'impressione che il Suo ufficio sia troppo caotico per gestire una pianificazione rigorosa. Si assicuri quindi una formulazione sobria e accogliente che indichi immediatamente al chiamante di trovarsi con un partner affidabile.

2. Faccia una chiara distinzione tra fornitori e nuove richieste

Un menu di selezione non deve essere lungo, a patto che la distribuzione delle chiamate sia logicamente strutturata. Invece di un elenco infinito di opzioni, è sufficiente una semplice distinzione:

• Un'opzione per nuove richieste e preventivi, in modo che i potenziali clienti ricevano assistenza rapidamente.
• Un percorso diretto per produzioni in corso, fornitori e responsabili di location.
• Una linea di emergenza chiara o un servizio di richiamata per questioni urgenti il giorno stesso di un allestimento o dell'evento.

Separando immediatamente questi flussi, Lei evita che un camionista con un elemento scenico finisca nella stessa coda d'attesa di qualcuno che si informa senza impegno su una festa aziendale.

3. Scriva il Suo messaggio di chiusura basandosi sulla situazione attuale

Nel settore degli eventi, i team lavorano spesso in loco e al di fuori degli orari d'ufficio tradizionali. Una segreteria telefonica generica che si limita a dire che l'ufficio è chiuso solleva quindi delle domande.

Nel Suo script serale o del fine settimana, indichi con precisione cosa può aspettarsi un chiamante. Menzioni gli orari in cui il team di produzione è raggiungibile telefonicamente, rimandi per le domande non urgenti a un indirizzo email specifico e, per i progetti in corso, indichi dove segnalare interventi urgenti. Ciò crea chiarezza e previene chiamate doppie.

4. Faccia attenzione al ritmo del parlato e alla respirazione

Nello studio di registrazione, vedo spesso accadere questo: un doppiatore che vuole consegnare uno script scorrevole troppo velocemente per sembrare "dinamico". Per la telefonia, questo ha l'effetto opposto.

Il mio consiglio da regista per i testi telefonici: faccia sì che la voce articoli leggermente più lentamente rispetto a uno spot radiofonico e scelga una respirazione diaframmatica rilassata e profonda. Un messaggio pronunciato con calma riduce automaticamente il battito cardiaco di un chiamante stressato. Quando la voce al telefono suona controllata, il cliente si fida immediatamente che Lei possa coordinare anche un evento complesso senza intoppi.

5. Lavori con un timbro vocale fisso e riconoscibile

Quando diversi colleghi registrano rapidamente un messaggio di benvenuto tramite il proprio cellulare, si crea un insieme disordinato con volumi variabili e rumore di fondo. Un doppiatore assicura riconoscibilità e un'esperienza di marca costante, indipendentemente da chi sia presente in ufficio.

Le nostre voci nelle Fiandre e nei Paesi Bassi sanno esattamente come mantenere l'equilibrio tra cordialità e professionalità. In questo modo, ogni centralino suona uniforme e curato.

Domande frequenti### Quanto dovrebbe durare un messaggio di benvenuto per un'agenzia di eventi?

Lo mantenga breve e conciso. Un messaggio di benvenuto preferibilmente non dovrebbe durare più di quindici o venti secondi. I chiamanti che hanno una domanda pratica su un evento vogliono sapere rapidamente di cosa si tratta senza dover ascoltare prima una lunga introduzione sui Suoi servizi.

Quale musica di sottofondo si adatta meglio al Suo centralino telefonico?

Eviti ritmi martellanti o melodie troppo allegre. Scelga piuttosto una traccia elettronica sottile, acustica o tranquilla che non distragga dalla voce. La musica serve solo a riempire i silenzi e a mantenere la calma.

Dovremmo avere script separati durante la stagione dei festival?

È sicuramente consigliabile. Se una gran parte del Suo team è in loco durante l'estate, è meglio gestire quella modifica del personale con uno script temporaneo. In esso, spiegherà chiaramente come è organizzata la reperibilità.

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