Impostare il messaggio di vacanza: testo e come attivarlo

Prima il testo: si concentri sulla data di rientro e sull'alternativa

In caso di assenza temporanea, i chiamanti vogliono sapere solo due cose: da quando sarà nuovamente disponibile e a chi possono rivolgersi per questioni urgenti. Mantenga il testo breve e chiaro.

Ecco un esempio di messaggio conciso e professionale: "Benvenuti presso [Bedrijfsnaam]. Attualmente stiamo godendo delle nostre ferie annuali e saremo chiusi dal [startdatum] al [einddatum]. Dal [terugkeerdatum] saremo di nuovo a Sua disposizione dalle ore 9. Ha una domanda urgente che non può aspettare? Invii una e-mail a info@[bedrijfsnaam].be; controlleremo la nostra posta elettronica a intervalli regolari. Grazie per la Sua comprensione e a presto."

In studio sento spesso che le persone dimenticano di menzionare il giorno della settimana insieme alla data. Non dica solo "14 agosto", ma "lunedì 14 agosto". Questo offre subito al Suo interlocutore un riferimento chiaro, senza dover consultare un calendario.

Poi la registrazione: presti attenzione alla calma nella Sua voce

Quando registra il testo Lei stesso o lo fa registrare, è tutta una questione di tono di voce giusto. Un messaggio di assenza per ferie richiede un tono caldo, rilassato e amichevole, senza sembrare negligente.

Come consiglio da regista do sempre: dopo le date specifiche, inserisca una breve pausa di almeno un secondo. In studio capita spesso che le date vengano pronunciate troppo velocemente una dopo l'altra. Un chiamante deve poter elaborare le informazioni ed eventualmente annotarle. Se registra il testo Lei stesso sul Suo smartphone, lo faccia in un ambiente tranquillo con molti mobili imbottiti e tende per evitare il riverbero, e non tenga il microfono troppo vicino alla Sua bocca.

Successivamente, prepari il file audio

I centralini telefonici e i sistemi VoIP pongono requisiti tecnici specifici per i file audio. Mentre il Suo lettore musicale può gestire file stereo ad alta risoluzione, la telefonia spesso richiede formati specifici.

Quando esporta il Suo file, presti attenzione a questi aspetti:

• Formato file: di solito scelga un file WAV a 8 kHz o 16 kHz, mono a 16 bit (spesso indicato come CCITT u-Law o PCM).
• Dimensione del file: mantenga il file compatto, poiché molti centralini rifiutano file più grandi di pochi megabyte.
• Silenzio iniziale: tagli il silenzio prima della prima parola a un massimo di 0,2 secondi, in modo che il chiamante non pensi che la linea sia morta.

Infine: attivi l'avviso di assenza per ferie nel Suo centralino

Come attivare effettivamente l'avviso dipende dalla Sua soluzione telefonica. Con la maggior parte dei moderni provider VoIP (come Destiny, Cloud VoIP o Teams Telefonie), questo avviene tramite un portale di gestione.

1. Acceda al portale amministrativo del Suo centralino telefonico.
2. Vada alle impostazioni per le rotte di chiamata, gli orari di apertura o la gestione della segreteria telefonica.
3. Carichi il Suo nuovo file audio sotto il menu 'Messaggio di assenza per ferie' o 'Avviso di assenza'.
4. Associ una pianificazione temporale al file audio, in modo che l'avviso si attivi automaticamente il Suo ultimo giorno lavorativo e si disattivi la mattina del Suo rientro.
5. Dopo l'impostazione, chiami sempre il Suo numero fisso per verificare che il volume dell'audio sia corretto e che l'instradamento funzioni.