Registrare le chiamate: cosa dire al Suo chiamante e come inciderlo?

Fase 1: Definisca in anticipo cosa è obbligatorio comunicare

Una comunicazione di registrazione è un messaggio audio preregistrato che informa gli interlocutori sulla registrazione della conversazione telefonica e sul suo scopo specifico. Un esempio tipico lo sente presso i servizi di assistenza: "Questa conversazione potrebbe essere registrata per migliorare il nostro servizio."

Secondo la normativa sulla privacy, in Belgio e nei Paesi Bassi non è possibile registrare una conversazione senza una chiara comunicazione preventiva. Deve informare l'interlocutore prima dell'inizio della registrazione. Si assicuri che il Suo testo contenga almeno questi tre punti:

• Lo scopo esatto della registrazione (come il miglioramento della qualità o la creazione di un dossier).
• La comunicazione che la registrazione è in corso.
• Eventualmente la possibilità di opporsi o di proseguire la conversazione in un altro modo.

Suggerimento: sia specifico sul Suo motivo; ciò non solo Suonerà più onesto, ma creerà anche immediata chiarezza.

Fase 2: Scriva una sceneggiatura in linguaggio umano

I testi legali spesso sembrano inattaccabili sulla carta, ma appena qualcuno li legge ad alta voce, si trasformano in fredde comunicazioni. Scriva frasi brevi che Lei possa pronunciare facilmente. Eviti termini formali come "ai sensi della normativa sulla privacy" o "sarà registrato sui nostri server".

Una sceneggiatura chiara e amichevole Suona, per esempio, così: "Benvenuto/a nel nostro team. Per formare i nostri collaboratori e migliorare il nostro servizio, questa conversazione può essere registrata. Se rimane in linea, acconsente a ciò."

Vuole dare all'interlocutore una scelta attiva? Allora può aggiungere un menu di scelta: "Prema 1 se possiamo registrare questa conversazione per la formazione interna, oppure prema 2 per essere direttamente collegato/a senza registrazione."

Suggerimento: legga il testo scritto ad alta voce a se stesso/a per tre volte; se inciampa su una combinazione di parole, la riscriva subito.

Fase 3: Scelga il tono di voce giusto per la Sua telefonia

Il modo in cui Suona una voce determina come viene recepito il messaggio. Un'esposizione rigida e formale dà subito l'impressione che segua un interrogatorio legale. Uno stile eccessivamente allegro, d'altra parte, non è adatto a una comunicazione seria. Cerchi un tono di voce calmo, caloroso e trasparente.

In studio sento regolarmente che i doppiatori pronunciano un tale avvertimento quasi sussurrando o di fretta, come se se ne vergognassero. Ciò produce l'effetto contrario. Pronunci il messaggio con apertura e sicurezza.

Suggerimento: durante la registrazione, si immagini di salutare personalmente un cliente abituale a uno sportello.

Fase 4: Presti attenzione alla Sua respirazione e al ritmo dietro al microfono

Un consiglio da regista che do spesso: in studio accade spesso che un doppiatore, durante i disclaimer, acceleri inconsciamente per finire rapidamente il testo. Si prenda invece del tempo per la comunicazione.Durante la registrazione, tenga a mente questi consigli pratici:

1. Prenda un respiro calmo prima della prima sillaba, in modo che le Sue corde vocali siano rilassate.
2. Mantenga un ritmo leggermente più lento rispetto a una conversazione normale; la qualità del suono si perde sempre un po' tramite una linea telefonica.
3. Ponga un accento leggero e amichevole su parole che rassicurano, come "coaching" o "miglioramento", anziché sulla parola "registrato".

Consiglio: sorrida leggermente durante l'introduzione della Sua frase, perché l'ascoltatore percepisce immediatamente quel sorriso fisico nel suono della Sua voce.

Passo 5: Testi la registrazione direttamente tramite la linea telefonica

I file audio su un altoparlante da studio professionale suonano in modo molto diverso rispetto all'altoparlante di uno smartphone. Esporti il Suo file secondo le specifiche del Suo centralino telefonico (solitamente mono, WAV a 8 kHz o 16 kHz) e chiami il Suo stesso numero.

La voce suona ancora calda e comprensibile? Il volume è uguale al resto del Suo centralino? Solo quando la registrazione risulta chiara anche tramite una connessione mobile 'gracchiante', il Suo file sarà pronto per l'uso.

Consiglio: chieda a un collega di chiamare e ascoltare senza conoscere la sceneggiatura in anticipo, per verificare che ogni parola sia immediatamente compresa.