Telefonische Abstimmungen für das Notariat

Diskretion und Autorität von der ersten Sekunde an

Ein Besuch oder ein Anruf beim Notar ist oft mit einschneidenden Lebensereignissen verbunden, wie beispielsweise dem Kauf eines Hauses, einer Erbschaft oder einem Ehevertrag. Eine respektvolle, ruhige und fehlerfreie Begrüßung am Telefon weckt bei Ihren Mandanten sofort das notwendige Vertrauen.

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Der Mehrwert einer Stimme für das Notariat

In einer Notarkanzlei ist Zeit eines der wertvollsten Güter. Sowohl der Notar als auch die juristischen Mitarbeiter müssen sich in absoluter Ruhe auf die Beurkundung von Urkunden und die Erstellung komplexer Akten konzentrieren können. Ständige Unterbrechungen durch das Telefon stören diese Konzentration und können zu Fehlern führen. Mit einem professionellen Auswahlmenü entlasten Sie die Rezeption. Mandanten, die wegen der Finanzabteilung anrufen oder Fragen zu einer bestimmten Urkunde haben, werden direkt und diskret an den richtigen Mitarbeiter weitergeleitet, ohne dass sie ihre persönliche Angelegenheit mehrfach schildern müssen.

Absolute Diskretion

Sorgen Sie für einen professionellen und distanzierten, aber dennoch herzlichen Empfang. Die Anrufer sollen sich sicher fühlen, wenn sie ihre sensiblen rechtlichen Fragen vorbringen.

Effiziente Routenführung

Ordnen Sie Anrufe nach den Bereichen Immobilienrecht, Familienrecht oder Gesellschaftsrecht zu, damit Ihre Rechtsexperten nur relevante Anrufe erhalten.

Ruhe vor dem Akt

Verhindern Sie, dass die Beurkundung unterbrochen wird. Ihr Telefonsystem gleicht vorübergehende Erreichbarkeitsprobleme im Hintergrund nahtlos aus.

Stemacteur spreekt in aan de microfoon met koptelefoon in de Voices Studio.

Wie stellen Sie das perfekte Notariatsmenü zusammen?

Darüber hinaus erfordert das Notariat ein hohes Maß an Formalität. Eine standardmäßige automatisierte Roboterstimme oder eine hastig von einem Mitarbeiter eingesprochene Nachricht passt schlichtweg nicht zur Würde des Amtes. Durch die Wahl eines erfahrenen Synchronsprechers stellen Sie sicher, dass der Klang Ihrer Kanzlei der von Ihnen gebotenen juristischen Fachkompetenz entspricht. Auch außerhalb der Öffnungszeiten sorgt eine klare Voicemail dafür, dass Mandanten in aller Ruhe ihre Fragen oder Anliegen hinterlassen können, in der Gewissheit, dass ihr Fall ernsthaft behandelt wird.

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Wählen Sie aus unserem Angebot einen Sprecher aus, der die für den juristischen Bereich erforderliche Ruhe, Würde und Neutralität ausstrahlt.
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Nutzen Sie unsere Vorlagen, um Ihre Abteilungen, wie beispielsweise die Buchhaltung und die Rechtsberatung, klar zu definieren.
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Sie erhalten die Dateien im Handumdrehen im richtigen Format. Ihr IT-Partner kann diese direkt in Ihre Telefonanlage hochladen.
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Was Sie von unserem Service erwarten

Wir begleiten Sie von A bis Z: von der Textberatung bis zur Stimme, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Stemacteur bewerkt voice-overtracks in zijn homestudio, microfoon naast het scherm.

Klare Sprachwiedergabe, optimiert für hervorragende Verständlichkeit.
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Schnelle Lieferzeit, ideal für die Einrichtung eines neuen Büros.
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Musterdokumente für die Notarkanzlei

Voorbeeldscript

Formelles Auswahlmenü für das Büro

Willkommen in der Notarkanzlei von Herrn [Firmenname]. Damit wir Ihnen gezielt weiterhelfen können, hören Sie sich bitte das folgende Auswahlmenü an. Wenn Sie wegen des Kaufs oder Verkaufs einer Immobilie oder wegen eines Kredits anrufen, drücken Sie bitte die 1. Bei Fragen zu Eheverträgen, Erbschaften oder Schenkungen drücken Sie bitte die 2. Wenn Sie im Namen eines Unternehmens oder zur Gründung einer Gesellschaft anrufen, drücken Sie bitte die 3. Für Buchhaltungsangelegenheiten oder allgemeine Auskünfte bleiben Sie bitte kurz in der Leitung. Ein Mitarbeiter wird Ihren Anruf in Kürze entgegennehmen.

Warum dieses Skript funktioniert

1.Formelle Einleitung mit der respektvollen Anrede des Notars.
2.Es sind sofortige Maßnahmen erforderlich, bei denen die komplexen Rechtsabteilungen klar voneinander getrennt werden.
3.Beruhigendes Erwartungsmanagement für allgemeine Anrufer, die in der Leitung bleiben.

Voorbeeldscript

Schließzeiten und Anrufbeantworter

Sie sind mit der Notarkanzlei [Firmenname] verbunden. Unsere Büros sind derzeit geschlossen und öffnen wieder zu unseren Öffnungszeiten: [Öffnungszeiten]. Wir legen großen Wert auf Ihren Anruf. Nach dem Signalton können Sie eine Nachricht mit Ihrem Namen, Ihrer Telefonnummer und einer kurzen Beschreibung Ihrer Anfrage hinterlassen. Unsere Mitarbeiter werden Ihre Nachricht vertraulich behandeln und sich so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung setzen.

Warum dieses Skript funktioniert

1.Eine ruhige, höfliche Begrüßung, die den aktuellen Status des Büros widerspiegelt.
2.Sofortiges Handeln, indem Sie ausdrücklich um eine kurze Erläuterung der Frage bitten.
3.Ein konsequentes Erwartungsmanagement, bei dem besonderer Wert auf absolute Diskretion bei der Behandlung gelegt wird.

VoicemailEngels

U bent verbonden met de voicemail van [bedrijfsnaam]. Ons secretariaat is momenteel gesloten. Indien gewenst kunt u een bericht nalaten. U kunt ons uiteraard ook altijd een email sturen..

Gesloten / feestdagDuits

U bent verbonden met [bedrijfsnaam]. Ons kantoor is telefonisch bereikbaar op maandag, dinsdag en donderdagvoormiddag [openingsuren|van 9 tot 12 uur], en op woensdag- en vrijdagnamiddag [openingsuren|van 14 tot 17 uur]. Het is niet mogelijk een boodschap na te laten, wél kunt u ons steeds een email sturen.

Gesloten / feestdagEngels

U bent verbonden met [bedrijfsnaam]. Momenteel kunnen wij uw oproep niet beantwoorden. Tijdens de vakantieperiode is ons kantoor telefonisch enkel bereikbaar op maandag, dinsdag en donderdagvoormiddag [openingsuren|van 9 tot 12 u]. U kunt ons ook steeds een bericht sturen via het gekende emailadres.

KeuzemenuEngels

\"Welkom bij [bedrijfsnaam]. Indien u belt voor een bewinddossier, druk 1. Indien u belt voor een dossier collectieve schuldenregeling, druk 2. Wij verbinden u zo snel mogelijk door.\"

TelefonieEngels

U kan uw vragen stellen via mail op [e-mailadres] of later terugbellen.

TelefonieDuits

Om een goede dienstverlening te garanderen, ontvangen wij bij voorkeur al uw vragen via mail op [e-mailadres].

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Past deze aanpak bij het protocol van ons ambt?

Hoe werken jullie de namen van geassocieerde notarissen in?

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Wat als onze openingstijden in juli en augustus afwijken?

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