Mensajes de voz y menús de opciones · despacho de contabilidad

Un menú de opciones para su despacho de contabilidad que le ayuda a gestionar la presión de los plazos

Gestione con tranquilidad el pico de trabajo que se produce en torno a la fecha límite del IVA y remita de inmediato cualquier consulta sobre nóminas, fiscalidad y expedientes en trámite al empleado correspondiente.

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Valoración de Google5.0/5369 opinionesCalidad de estudio, lista para su software de centralita y de oficina

Por qué un buen menú de opciones supone un respiro para una asesoría contable

Una asesoría contable o un despacho de contabilidad tiene momentos de máxima actividad en los que el teléfono no para de sonar: justo antes de presentar una declaración del IVA, en torno al cierre del ejercicio o cuando alguien recibe un recordatorio de pago. En esos días, no es deseable que todas las llamadas se dirijan a la misma línea y que se interrumpa constantemente a los gestores de expedientes. Un menú de opciones con un mensaje de voz claro se encarga de gestionar ese volumen de llamadas y deriva cada consulta directamente al equipo adecuado.

Hacer frente a la presión de los plazos

El volumen de llamadas alcanza su punto álgido en torno a las fechas límite para el pago del IVA o la presentación de declaraciones. Un mensaje tranquilo, con una opción breve y unas expectativas adecuadas, evita que la línea principal se sature y que se reciba la misma pregunta diez veces.

Tratamiento separado de los salarios y los aspectos fiscales

Una consulta sobre una nómina corresponde a un equipo distinto al de un expediente fiscal. El menú deriva las consultas sobre nóminas, contabilidad y fiscalidad a cada uno de los empleados correspondientes, de modo que nadie tenga que estar pasando de un departamento a otro sin fin.

Agilizar la tramitación de los expedientes en curso

En el caso de un expediente en curso, solicite el número de cliente o de expediente directamente en el menú. De este modo, su gestor de expedientes tendrá los datos a mano de inmediato y el cliente no tendrá que volver a explicar todo desde el principio.

Stemacteur spreekt in aan de microfoon met koptelefoon in de Voices Studio.

Así es como puede configurar el sistema de telefonía de su oficina en tres pasos

Grabamos el menú de opciones, el contestador automático y el mensaje de espera con una voz correcta y profesional que transmita tranquilidad, especialmente en los días de mayor actividad. Recibirá una grabación de estudio de alta calidad que podrá utilizar de inmediato en su centralita, además de plantillas de texto que podrá completar usted mismo. De este modo, su oficina seguirá estando localizable y sus empleados podrán seguir trabajando sin interrupciones.

Mantenga la calma, incluso en horas punta
El primer mensaje da la bienvenida a la persona que llama y le ofrece varias opciones. Durante un periodo de presentación de declaraciones en el que hay mucha afluencia, puede añadir una frase adicional que ajuste las expectativas, de modo que las personas que llaman comprendan que el tiempo de espera puede ser algo más prolongado.
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Clasificación por salarios, aspectos fiscales y general
Las áreas de nóminas, contabilidad y fiscalidad cuentan cada una con su propia opción de selección, de modo que la persona que llama sea atendida directamente por el equipo adecuado. En el caso de un expediente en trámite, solicite el número de expediente, lo que agilizará la conversación para todos.
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Complemente el mensaje de cierre y de vacaciones
Para los horarios de cierre y los periodos vacacionales, grabamos un mensaje específico en el que se indican los horarios de apertura y el plazo para devolver la llamada. ¿Se produce algún cambio en la normativa? En ese caso, volvemos a grabar el mensaje por separado, con la misma voz.
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Lo que recibirá

Te acompañamos de la A a la Z: del asesoramiento del texto a la voz más adecuada para tu empresa.

Stemacteur bewerkt voice-overtracks in zijn homestudio, microfoon naast het scherm.

Grabación en estudio realizada por un actor de doblaje profesional con un tono correcto y tranquilo.
Un mensaje especial para los periodos de mayor actividad en torno a los plazos de entrega.
Se entrega en formato .wav y .mp3, con el volumen adecuado y sin ruido.
Multilingüe en neerlandés, francés e inglés, allí donde sus clientes lo necesiten.
Siempre es posible actualizar los horarios de apertura o publicar un mensaje temporal.

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Textos de ejemplo para su oficina, listos para usar

Voorbeeldscript

Ejemplo de menú de opciones para un contable o un auditor

Bienvenido a [Nombre de la empresa], sus contables y asesores fiscales. Si tiene alguna pregunta sobre su gestión de nóminas, marque el 1. Para su contabilidad o un expediente en curso, marque el 2. Para una consulta fiscal o una declaración, marque el 3. Para cualquier otra consulta, marque el 4. Si se trata de un expediente en curso, tenga a mano su número de cliente.

¿Por qué funciona este script?

1.Un breve mensaje de bienvenida: la persona que llama sabe de inmediato que se encuentra en la oficina correcta.
2.Medida inmediata: los salarios, la contabilidad y la fiscalidad seguirán cada uno su propio procedimiento.
3.Gestión de las expectativas: el número de cliente agiliza cada conversación.

Voorbeeldscript

Ejemplo de un contestador automático para una asesoría contable en una época de mucho trabajo

Está llamando a [Nombre de la empresa]. Debido a la proximidad de la fecha límite para la presentación de declaraciones, en estos momentos hay mucho volumen de llamadas. Una vez que oiga la señal, deje su nombre, su número de cliente y una breve pregunta, y su gestor de expediente le devolverá la llamada lo antes posible. También encontrará muchas respuestas en su portal de clientes. Gracias por su comprensión.

¿Por qué funciona este script?

1.Una bienvenida breve: se nota enseguida que la oficina está muy ocupada.
2.Acción inmediata: la persona que llama sabe qué datos debe facilitar.
3.Gestión de las expectativas: la derivación al portal alivia la presión sobre el personal de primera línea.

Gesloten / feestdagDuits

We zijn er even tussenuit. Vanaf maandag 5 januari zijn we terug bereikbaar. We danken u alvast voor uw oproep en wensen u een fijn eindejaar.

Gesloten / feestdagDuits

Welkom bij [bedrijfsnaam]. We zijn er even tussenuit. Vanaf dinsdag 3 augustus zijn we terug bereikbaar. U kan ons steeds een mailtje sturen op [e-mailadres]. Alvast bedankt voor uw oproep.

WelkomstboodschapEngels

Welkom bij [bedrijfsnaam]. We zijn er even tussenuit.

TelefonieEngels

Vanaf donderdag 2 januari zijn we terug bereikbaar.

Gesloten / feestdagEngels

Alvast onze beste wensen en tot binnenkort.

TelefonieEngels

Vanaf donderdag 2 februari zijn we terug bereikbaar.

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