Hoe vang ik de drukte rond een btw-deadline op?

Met een rustige boodschap die de verwachtingen bijstelt en bellers naar het juiste team stuurt. Je kunt voor piekperiodes een extra zin toevoegen over een iets langere wachttijd of een verwijzing naar het klantenportaal, zodat de hoofdlijn niet dichtslibt.

Kan ik loon en fiscaal apart routeren?

Ja. Loon, boekhouding en fiscaliteit krijgen elk een eigen keuze in het menu, zodat de beller meteen bij de juiste medewerker zit. Dat scheelt doorverbinden en voorkomt dat dossierbeheerders constant onderbroken worden.

Kan ik het dossiernummer al in het menu vragen?

Zeker. Door in het menu te vragen het klant- of dossiernummer klaar te houden, heeft je medewerker de gegevens meteen bij de hand. De klant hoeft zijn situatie niet opnieuw uit te leggen.

Kan het menu meertalig?

Zeker. We werken met stemacteurs voor Nederlands, Frans en Engels en nemen ook meertalige menu’s op, handig voor een kantoor met klanten uit verschillende taalgroepen.

Werkt de opname met mijn centrale?

We leveren .wav en .mp3 en stemmen formaat, samplerate en volume af op je systeem. Laat ons weten welke centrale of kantoorsoftware je gebruikt en je krijgt een bestand dat meteen werkt.

Wat als mijn uren of drukke periodes wijzigen?

Updates zijn altijd mogelijk. Een aangepaste piekboodschap, nieuwe openingsuren of een tijdelijke vakantieboodschap nemen we los opnieuw op, in dezelfde stem en stijl.

Telephone messages & menu options · accountancy firm

A menu of options for your accountancy firm to help manage the pressure of deadlines

Name: Telefonie-voice-overs voor boekhoud- en accountantskantoren
Brand: Voices
Price: 89.00 EUR
Availability: InStock
Rating: 5 (369 reviews)

Handle the rush around the VAT deadline calmly and forward any queries about payroll, taxation and ongoing cases straight away to the relevant member of staff.

Listen to the voices Request a bespoke quote

5,00/ 5

An accountancy firm experiences peak periods when the phones are ringing off the hook: just before a VAT return is due, around the time of the year-end closing, or when someone receives a payment reminder. On days like these, you don’t want every caller to end up on the same line and your case managers to be constantly interrupted. A clear, recorded menu system handles the rush and directs every enquiry straight to the right team.

Why a good drop-down menu gives an accountancy firm some breathing space

Coping with deadline pressure

Call volumes peak around VAT or tax return deadlines. A calm message offering a brief choice and setting the right expectations prevents the main line from becoming overloaded and stops the same question being asked ten times over.

Separate routing of wages and tax

A query about a payslip is handled by a different team to that dealing with tax files. The menu routes payslips, accounts and tax matters to the appropriate member of staff, so that nobody is kept on hold for ages.

Ensuring ongoing cases proceed smoothly

How to set up your office telephone system in three steps

What you get

A studio recording by a professional voice actor with a clear, calm tone.
A special message for busy periods around deadlines.
Supplied in .wav and .mp3 formats, at the correct volume and free from noise.
Multilingual in Dutch, French and English, wherever your customers need it.

Voices that sound clear and calm

Professional, reliable voices that exude calm, even on busy days. Listen to the demo and book directly.

DarrenBritish EnglishI have a neutral London/British sound, that is genuine, natural and not forced. I would say that it doesn't need a great deal of producing, or processing. Less is more!

CatherineBritish EnglishCatherine is a renowned American voice actress.

Sample texts for your office, ready to use

Two complete sample scripts. Simply enter your details once in the box below, and all the sample scripts will update automatically. Would you like to have them professionally recorded? We can arrange that for you.

Example of a drop-down menu for a bookkeeper or accountant

Welcome to [Company Name], your accountants and tax advisers. For enquiries regarding your payroll, press 1. For your accounts or an ongoing case, press 2. For tax enquiries or a tax return, press 3. For all other enquiries, press 4. If you have an ongoing case, please have your client number to hand.

Why this script works

1.A brief welcome: the caller knows straight away that they’ve got the right office.
2.Immediate action: payroll, accounts and taxation will each be handled separately.
3.Expectation management: the customer number makes every conversation run more smoothly.

Example of an answering machine message for an accountancy firm during a busy period

Echte voorbeelden uit onze studio

Een greep uit teksten die we eerder opnamen. Gebruik ze als startpunt en vul je eigen naam en gegevens in.

Gesloten / feestdagDuits

We zijn er even tussenuit. Vanaf maandag 5 januari zijn we terug bereikbaar. We danken u alvast voor uw oproep en wensen u een fijn eindejaar.

Laat dit inspreken

Gesloten / feestdagDuits

Welkom bij [bedrijfsnaam]. We zijn er even tussenuit. Vanaf dinsdag 3 augustus zijn we terug bereikbaar. U kan ons steeds een mailtje sturen op [e-mailadres]. Alvast bedankt voor uw oproep.

Laat dit inspreken

WelkomstboodschapEngels

Welkom bij [bedrijfsnaam]. We zijn er even tussenuit.

Laat dit inspreken

TelefonieEngels

Vanaf donderdag 2 januari zijn we terug bereikbaar.

Laat dit inspreken

Gesloten / feestdagEngels

Alvast onze beste wensen en tot binnenkort.

Laat dit inspreken

TelefonieEngels

Vanaf donderdag 2 februari zijn we terug bereikbaar.

Laat dit inspreken

More sample texts to choose from

Een selectie uit onze volledige scriptbibliotheek. Kopieer, personaliseer met je eigen gegevens en bestel de opname.

Andere sectoren

IT & software Huisartsenpraktijk Tandartspraktijk Garage

Frequently asked questions about telephony for an accountancy firm

How can I cope with the rush leading up to a VAT deadline?

With a calm message that manages expectations and directs callers to the right team. During peak periods, you can add an extra sentence mentioning a slightly longer waiting time or referring callers to the customer portal, so that the main line doesn’t get overloaded.

Can I route wages and tax separately?

Yes. Payroll, accounts and tax will each have their own option on the menu, so that callers are put through to the right member of staff straight away. This saves on transfers and prevents case managers from being constantly interrupted.

Ready to make your office sound professional, even on busy days?

You provide the text or use an example as a starting point; we’ll provide a studio recording in the correct format for your switchboard.

Book the right voice straight away Quotation for a multilingual menu

A menu of options for your accountancy firm to help manage the pressure of deadlines

Why a good drop-down menu gives an accountancy firm some breathing space

Coping with deadline pressure

Separate routing of wages and tax

Ensuring ongoing cases proceed smoothly

How to set up your office telephone system in three steps

Stay calm, even during peak periods

Breakdown by wages, tax and general

What you get

Voices that sound clear and calm

Sample texts for your office, ready to use

Example of a drop-down menu for a bookkeeper or accountant

Example of an answering machine message for an accountancy firm during a busy period

Echte voorbeelden uit onze studio

More sample texts to choose from

Andere sectoren

Frequently asked questions about telephony for an accountancy firm

How can I cope with the rush leading up to a VAT deadline?

Can I route wages and tax separately?

Ready to make your office sound professional, even on busy days?

Please complete the closing and holiday message

Can I already ask for the file number in the menu?

Can the menu be in several languages?

Will the recording work with my control unit?

What if my working hours or busy periods change?

Request your bespoke quote now